C’è un tipo particolare di caos che solo le persone che lavorano nelle aziende di servizi capiscono davvero. La lavagna del progetto è piena. Tutti sono occupati. Il lavoro viene fatto. Eppure da qualche parte nello sfondo, qualcuno sta mantenendo un foglio di calcolo con colonne come “Ore stimate”, “Ore effettive”, “Fatturato”, “Non fatturato”, e una colonna codificata a colori chiamata “A rischio?” che è per lo più rossa.
La persona che mantiene quel foglio di calcolo fa del suo meglio. Preleva i numeri dallo strumento di progetto, aggiorna le tariffe, aggiunge i nuovi compiti arrivati a metà mese, cerca di riconciliare tutto, e produce un report già vecchio di due giorni quando qualcuno lo legge. Poi il mese dopo lo fa di nuovo.
Questo è normale. È anche completamente evitabile.
Perché queste due cose si sono separate in primo luogo
Non è colpa di nessuno. Gli strumenti di gestione delle attività sono stati costruiti per i team operativi. Gli strumenti finanziari sono stati costruiti per la contabilità. Si sono evoluti per risolvere problemi diversi per persone diverse. Nessuno si è seduto e ha deciso “rendiamo queste due cose completamente separate e forziamo i team a riconciliarle manualmente ogni mese.” È successo così, e tutti si sono adattati.
Ma l’adattamento ha un costo. Ogni volta che un project manager deve lasciare la lavagna e aprire un foglio di calcolo per rispondere a una domanda finanziaria, c’è attrito. Ogni volta che viene presa una decisione senza conoscere l’impatto sul budget, c’è rischio. E ogni volta che qualcuno copia manualmente i numeri da un sistema all’altro, c’è la possibilità di un errore che potrebbe non emergere fino a quando la fattura non è già stata inviata.
Come appare quando i dati finanziari vivono sulla lavagna
In Gript, puoi aggiungere il monitoraggio del budget direttamente al tuo lavoro. Tariffe dei membri del team, budget di progetto, colonne di costi che si aggregano automaticamente, tutto è nello stesso posto delle attività. Quando qualcuno registra il tempo, l’immagine finanziaria si aggiorna. Quando viene aggiunta una modifica dell’ambito, puoi vedere immediatamente l’impatto sul budget. Nessuna esportazione. Nessuna riconciliazione. Nessun foglio di calcolo vecchio di due giorni.
Il cambiamento che questo crea nel modo in cui operano i team è sottile ma significativo. Quando un project manager può vedere il budget sullo stesso schermo delle attività, inizia a prendere decisioni diverse. Può vedere quando un progetto sta tendendo a superare il budget mentre c’è ancora tempo per avere una conversazione, non dopo il fatto quando le uniche opzioni rimaste sono assorbire il costo o avere una chiamata imbarazzante con il cliente.
Le colonne di budget si aggregano anche. Se hai un progetto con diversi flussi di lavoro, ognuno con il proprio budget, i totali si aggregano automaticamente. Vedi il livello di dettaglio e l’immagine complessiva in tempo reale. È il tipo di cosa che sembra ovvia in retrospettiva ma che la maggior parte degli strumenti non fa ancora.
Per chi conta di più
Agenzie. Società di consulenza. Qualsiasi team il cui lavoro genera entrate e ha un costo misurabile. Per questi team, capire la redditività a livello di progetto, non solo a livello aziendale, è la differenza tra sapere se stai davvero gestendo un’azienda sostenibile o solo una molto occupata.
Molti team scoprono, quando ottengono per la prima volta visibilità su questo, che alcuni dei loro “migliori” clienti sono in realtà i loro meno redditizi. Il lavoro c’è, la relazione è ottima, ma quando guardi le ore spese rispetto a quello che viene fatturato, i numeri non tornano. È una conversazione che la maggior parte dei team non ha mai, non perché non voglia, ma perché non ha mai avuto i dati abbastanza chiaramente davanti a loro per iniziarla.
Il lavoro e il denaro non sono mai stati davvero separati. Avevamo solo bisogno di uno strumento che smettesse di trattarli come se lo fossero.