Frag die meisten Teams, ob sie einen Genehmigungsprozess haben, und sie werden ja sagen. Dann bitte sie, dir die letzte Genehmigung zu zeigen, die sie gegeben haben, wer sie genehmigt hat, was sie beim Genehmigen gesehen haben, welche Version sie abgezeichnet haben, wann genau es passiert ist, und sieh zu, wie das Vertrauen aus dem Raum weicht.
Die Wahrheit ist, dass die meisten „Genehmigungsprozesse“ nur Gewohnheiten sind. Jemand zeigt jemand anderem etwas, die andere Person sagt so etwas wie „Sieht gut aus für mich“, und das gilt als genehmigt. Das funktioniert gut, bis der Kunde fragt, warum der Text geändert wurde, oder die Rechtsabteilung auf etwas hinweist, das nie überprüft wurde, oder zwei Personen dasselbe Gespräch völlig unterschiedlich erinnern.
Wir haben dieses Szenario in Agenturen, Operationsteams, HR-Abteilungen, Kundendienst gesehen, überall dort, wo Arbeit eine menschliche Genehmigung benötigt, bevor sie voranschreitet. Die informelle Version der Genehmigung ist so verbreitet, dass die meisten Leute es nicht einmal als Problem betrachten, bis sie mitten in einem sehr teuren Missverständnis stecken.
Die Genehmigung, die in einem Chat-Thread lebte
Hier ist ein Szenario, das häufiger ist, als irgendjemand zugeben würde. Eine Agentur schickt einem Kunden einen Entwurf. Der Kunde antwortet in einem E-Mail-Thread: „Das sieht gut aus, macht weiter.“ Der Account Manager interpretiert dies als endgültige Genehmigung. Drei Wochen später, als die Kampagne live ist, sagt der Kunde, er habe nie die endgültige Version genehmigt, nur den Entwurf. Jetzt gibt es einen Streit, einige sehr angespannte Anrufe und eine Beziehung, die ein bisschen schlechter ist als zuvor.
Niemand hat gelogen. Niemand hat in böser Absicht gehandelt. Der Genehmigungsprozess war einfach zu vage, um eine der Parteien zu schützen. Es gab keine Aufzeichnung darüber, was genau gesehen wurde, wann und von wem. Ein Daumen-hoch-Emoji in einem E-Mail-Thread ist kein Vertrag, aber für viele Teams könnte es genauso gut einer sein.
Wie strukturierte Genehmigungen tatsächlich aussehen
Wir haben Genehmigungs-Workflows in Gript eingebaut, damit, wenn etwas eine Unterschrift benötigt, der gesamte Prozess innerhalb der Arbeit stattfindet, nicht in einem Seitenkanal, den niemand danach zurückverfolgen kann.
Du weist einen Prüfer zu. Sie erhalten eine Benachrichtigung. Sie sehen das eigentliche Element, in vollem Kontext, mit allem, was sie brauchen, um eine Entscheidung zu treffen. Sie genehmigen oder lehnen es ab, mit einem optionalen Kommentar. Diese Entscheidung wird aufgezeichnet, mit einem Zeitstempel versehen und ist für alle mit Zugriff auf das Board sichtbar. Fertig.
Kein Hinterherlaufen. Keine Mehrdeutigkeit. Keine „Warte mal, haben wir dafür eine Genehmigung bekommen?“-Gespräche am Morgen eines Launches.
Der Teil, den die Leute nicht bedenken, bis sie ihn brauchen: die Spur
Über das saubere Ablaufen von Genehmigungen hinaus geben dir strukturierte Workflows etwas, das informelle Genehmigungen nie können: eine Aufzeichnung. Nicht weil du paranoid bist, sondern weil in drei Monaten jemand fragen wird. Jemand fragt immer.
„Wer hat das genehmigt?“ „Hat die Rechtsabteilung die endgültige Version überprüft?“ „Wann hat der Kunde die Umfangsänderung genehmigt?“ Wenn du einen strukturierten Genehmigungsworkflow hast, kannst du diese Fragen in etwa zehn Sekunden beantworten. Wenn nicht, scrollst du durch alte Slack-Nachrichten und hoffst, dass die Antwort irgendwo drin ist.
Wir haben diese Funktion teilweise gebaut, weil wir es satt hatten, guten Teams in vermeidbaren Schwierigkeiten zuzusehen, nicht weil sie unorganisiert waren, sondern weil ihr Genehmigungsprozess irgendwo lebte, wo niemand daran gedacht hatte zu schauen. Es in die Arbeit selbst zu bringen, ergab einfach Sinn.